Domanda: puoi gestire gli interventi di assistenza tecnica della tua azienda senza appoggiarti alle funzionalità di un software gestionale dedicato?
Risposta: certo che sì.
Peccato che ci sia un ma, e uno molto grande: il tempo.
Il tempo è la risorsa più importante che hai. Facciamo un passo indietro, e vediamo perché dovresti considerare Syncrogest.
Assistenza tecnica: come tutto si riduce al tempo
Il ciclo dell’intervento di assistenza tecnica coinvolge diversi elementi umani:
- Il cliente, che ha un problema e si aspetta che tu o i tuoi tecnici lo risolviate nel minor tempo possibile
- Il tuo tecnico, che dovrà uscire e recarsi dal cliente, oppure lavorare da remoto per risolverlo
- L’amministrazione, non solo quando sarà il momento di conteggiare i costi dell’intervento ed emettere fattura, ma anche se e quando sarà necessario ordinare un ricambio
- Tu
Diciamolo in modo diretto: per ognuna di queste persone, il rischio è quello di perdere tempo.
E perdere tempo significa:
- Per il cliente, insoddisfazione nei confronti della tua azienda (e magari iniziare a prendere in considerazione l’offerta di quel competitor)
- Per il tuo tecnico, frustrazione, e doversi scapicollare in furgone da un capo all’altro della città
- Per l’amministrazione, una montagna di carte, conti ore diversi da far combaciare, e quell’appunto che si è perso per strada…
- Per te, lavoro che non sempre genera fatturato e la sensazione che sia il caso ad avere la meglio.
Situazione evitabile? Certo: apriamo il sipario su Syncrogest.
È il momento di passare a un gestionale per l’assistenza tecnica
Pensa se potessi utilizzare un software per gestire tutte le attività legate all’assistenza tecnica fornita dalla tua azienda: da un solo schermo, in qualunque momento della giornata, ovunque vi troviate tu, i tuoi tecnici, il tuo magazzino, la tua amministrazione. E il tuo cliente, ovvio.
Questo software gestionale per l’assistenza tecnica è Syncrogest.
Tra i vari pregi, tre sono quelli che fanno di Syncrogest il tuo partner ideale sul lavoro:
- Automatizzazione
- Aumento della produttività
- Centralizzazione
Cosa puoi fare con un software per l’assistenza?
Iniziamo dalle cose “scontate”… che però scontate non sono. Con Syncrogest puoi tracciare le richieste di intervento dei tuoi clienti. Dalla richiesta alla fattura, puoi gestire ogni fase dell’intervento, sincronizzando il tuo lavoro con quello di tecnici interni, collaboratori esterni ed amministrazione.
L’app è composta da tanti moduli, che in sinergia ti permettono di gestire al meglio tutta l’attività della tua azienda.
Modulo Assistenza e Manutenzione
Il cuore di Syncrogest ti permette di aprire, gestire e chiudere gli interventi, siano essi a chiamata o programmati in base ad un contratto di assistenza/manutenzione.
Ogni intervento ha un proprietario (colui che lo ha creato) ma può essere assegnato a uno o piùi tecnici che se ne occuperanno. Saranno loro stessi a compilare man mano l’intervento e generare infine il rapportino pdf che può essere firmato in presenza dal cliente, usando il dito o un pennino sullo schermo dello smartphone.
Il modulo Interventi ti permette di controllare le ore lavorare, e quindi quelle che fatturerai al cliente, complete di costi orari, trasferte e materiali/servizi impiegati. Sui rapportini compilati tutti gli addetti che hanno accesso all’intervento possono anche caricare foto scattate dal cellulare e altri allegati. Una comodità che ti consente di avere tutto dentro all’intervento e facilmente ricercabile coi filtri, senza dover scrollare infinite chat di gruppo su Whatsapp.
Il Modulo Ticket ti permette inoltre di ridurre il numero di telefonate che ricevi e che devi fare ogni giorno, liberandoti di un task gravoso in termini di concentrazione e – ancora una volta – di tempo. Lo fa riversando sul cliente parte della filiera: è lui che può aprire un ticket in piena autonomia, anche dall’app (con un utente Client) o dal tuo sito web aziendale, grazie all’integrazione del form prevista nelle funzionalità TICKET PLUS.
Modulo prodotti e gestione del magazzino
Altro punto dolente della gestione aziendale: il magazzino.
Mettiti dei panni di uno dei tuoi dipendenti. Infilato in uno stretto vano tecnico, impegnato a verificare la pressione di una valvola… e niente: è proprio necessario sostituire quel pezzo. La sigla stampigliata sulla ghiera dice 15.5P.
- Le opzioni normalmente a disposizione del tecnico:
- Chiamare in ufficio e far verificare che ci sia un ricambio disponibile
- Controllare una volta tornato in sede (ma il tempo tra chiamata e risoluzione dell’intervento aumenta ancora di più)
- Andare a memoria (ma è sicuro che in magazzino ci sia un 15.5P? E se fosse stato invece un 15.6/P?)
Ancora una volta, ci pensa il gestionale per gli interventi di assistenza tecnica.
Il modulo Prodotti tiene conto anche della giacenza che viene automaticamente aggiornata. Cercando un prodotto col codice o col nome nel tuo pannello web, verifichi in un attimo se il pezzo che ti serve è disponibile e in quale quantità. Se esaurito, puoi inserire un ordine di acquisto a fornitore e alla ricezione, convertirlo in “arrivo merce” per aggiornare in un clic le quantità in entrata a magazzino di una lista di prodotti più o meno lunga.
Modulo CRM per l’area commerciale
Che sia one shot o a pacchetto, la gestione dei clienti della tua azienda non finisce con i soli interventi di assistenza.
Monitorando gli stati dei preventivi e gli alert delle scadenze, gestendo le commesse con ogni report a portata di mano, inserendo tutto quello che riguarda le nuove opportunità di business nel CRM integrato, puoi avere un quadro completo della tua azienda.
Il CRM in particolare ti aiuta a tenere vive le opportunità commerciali che hai sotto gli occhi, ma che altrimenti ti sfuggirebbero perché sei impegnato a perdere tempo con telefonate, preventivi e DDT. Pianifica a calendario quando devi risentire quel potenziale cliente e riceverai la notifica in App, oppure delega ad altri e la notifica arriverà a loro.
È questo il vero senso di sviluppare la relazione con il cliente.
Una nota: in genere i CRM hanno costi elevati. Un grosso investimento, che si risolve in un servizio difficile da interfacciare agli altri software che usi in azienda, e che alla fine non ti libera tempo prezioso.
Syncrogest invece può vantare di essere un ottimo gestionale per l’assistenza anche perché il modulo CRM è già integrato nel software (a partire dal Piano BUSINESS PLUS).
L’amministrazione
Ciclo attivo e ciclo passivo, prima nota e scadenzario. Generazione di fatture di vendita – anche in versione elettronica – incluso invio allo SDI e servizio di conservazione sostitutiva. Lo stesso vale per le fatture passive che ricevi dai tuoi fornitori sempre tramite lo SDI.
A questo punto, anche il tuo ufficio amministrazione risparmia tempo prezioso perché lo scadenzario pesca in automatico le date di scadenza di una o più tranche dalle fatture attive e passive. Infine quando il personale amministrativo salva la data di pagamento/incasso sulla singola tranche, il movimento di prima nota si genera in automatico. E con esso anche la situazione dei crediti verso clienti e debiti nei confronti dei fornitori non ancora pagati.
Un gestionale per l’assistenza tecnica anche in smart working
Ne abbiamo parlato qualche mese fa, ma resta un argomento più che attuale: un gestionale per l’assistenza tecnica può semplificare la vita della tua azienda e dei tuoi dipendenti anche e soprattutto in un momento come questo, permettendoti di ridurre al minimo le interazioni fisiche con i tuoi clienti, ma anche tra i colleghi stessi. Un bel salto avanti nella risoluzione da remoto dei problemi di assistenza tecnica, non trovi?
Che dici, vuoi provare la demo di Syncrogest e iniziare a risparmiare tempo semplificandoti la vita?