Ci sono delle giornate nelle quali la gestione della tua attività sembra più un numero di equilibrismo. Lasciati aiutare da un software per l’assistenza tecnica e scopri i vantaggi di passare a Syncrogest.
Sai come funzionano, le giornate così. Così come sai che non ci sono indizi che le annunciano. L’agenda sembra perfettamente programmata, ogni appuntamento è schedulato. Tempo di metterti in furgone, e il panorama cambia.
Arrivano le richieste di assistenza dai clienti: una, due, cinque… Devi cambiare le priorità, perché una buona metà degli interventi di cui sopra sono in realtà emergenze. Si profila il rischio di far slittare le manutenzioni programmate… o peggio, di farle finire nel dimenticatoio.
Sarebbe imperdonabile.
E in mezzo ai vari problemi da gestire c’è pure il telefono che non smette di suonare.
“Oggi va così”, pensi. Ma è solo migliorando l’organizzazione con un gestionale che le cose cambiano.
Come districarsi nella giornata difficile con Syncrogest
Iniziamo con la questione delle telefonate.
Ridurre le telefonate che ricevi e che devi fare è uno dei tanti motivi per passare a Syncrogest. E se si potessero eliminare del tutto, sarebbe anche meglio, vero? Bene: Syncrogest può contribuire a ridurre sensibilmente il numero di telefonate: sia quelle che devi fare, che quelle che devi ricevere.
Quando ricevi la telefonata di un cliente in emergenza, potresti ad esempio aprire un ticket Syncrogest per suo conto. In questo modo:
- sei sicuro di non dimenticarti nulla: nessun foglietto volante che si perde in furgone, nessun appunto illeggibile
- puoi assegnare subito la richiesta ad un tuo collega
Si può fare di meglio, però.
Una seconda possibilità, infatti, prevede che il tuo cliente possa loggarsi nel software, e aprire autonomamente il ticket. Un bel risparmio di tempo, per te.
E se ancora non basta, c’è un terzo modo per farlo. Con le funzioni Ticket PLUS puoi integrare il form di Syncrogest nel suo sito web – in una pagina dedicata e personalizzata – e il cliente potrà aprire il ticket compilando direttamente le poche informazioni richieste dal modulo.
In ogni caso, il risultato è chiaro: le telefonate vengono ridotte al minimo necessario.
Grazie al tuo Syncrogest, riceverai notifica via mail e in bacheca dell’apertura del ticket, e lo troverai nel pannello del tuo utente Superuser, pronto per essere assegnato al tecnico (che può essere user o superuser anch’esso) che se ne dovrà occupare.
Tecnici perfettamente organizzati
Rimaniamo in argomento. Sai che puoi tenere i rapporti con i tuoi tecnici sul campo senza telefonate, solo grazie all’App Syncrogest?
Per farlo, puoi usare le Note Interne dentro ai Ticket (sezione riservata solo a te a ai tuoi addetti) oppure passare all’azione convertendo il ticket in intervento. L’intervento serve a programmare le attività che compariranno nel calendario personale dei tuoi tecnici. Il calendario che può essere consultato su web o tramite Syncrogest App, ma prevede anche l’opzione aggiungi a Google Calendar, per avere tutto sotto controllo.
Oltre che servire per la pianificazione, assegnare e compilare le attività serve anche per rendicontare al cliente i lavori svolti e, in ultima analisi, per conteggiare le ore lavorate dagli addetti per
- settimana/mese
- cliente
- commessa
Insomma: con un solo input puoi generare tutta la reportistica della quale hai bisogno.
PS: anche le attività ripetitive, come interventi di manutenzione programmata, visite e controlli, possono essere schedulate in anticipo.
Telefonata, ticket… e poi?
A questo punto, la necessità del cliente si trova all’interno del gestionale, sotto forma di ticket.
Questo apre le porte alla gestione pratica e raffinata di Syncrogest.
Il ticket può essere gestito come tale, comunicando con il cliente tramite i commenti, oppure dare vita ad uno o più interventi: troverai l’elenco completo degli interventi che il ticket ha originato sempre associato al ticket stesso. Viceversa, nella scheda intervento sarà sempre presente il link per tornare al ticket che l’ha originato.
Con il ticket trasformato in intervento, puoi quindi
- Tenere traccia delle ore lavorate dai tuoi tecnici
- Imputare le ore lavorate sulla Commessa di Riferimento, oppure scalarle da un Pacchetto Ore
- Tenere traccia dei costi, ad esempio per ricambi, pezzi o servizi a listino
- Descrivere l’intervento eseguito e il dettaglio delle singole attività che hanno portato alla risoluzione
- Generare il rapportino di intervento in pdf e inviarlo al cliente via mail, con o senza l’evidenza dei costi
- Generare la fattura (anche elettronica) relativa all’intervento
Passare a Syncrogest, software completo per l’assistenza tecnica
A questo punto, dovremmo averti convinto riguardo i vantaggi di adottare Syncrogest come gestionale per l’assistenza.
Ti diremo di più: quello che ti abbiamo raccontato in questo articolo scalfisce solamente la superficie di tutte le funzionalità di Syncrogest.