I rapportini di lavoro via App offrono numerosi vantaggi rispetto a quelli su carta. Prima di tutto eliminano la necessità di compilare manualmente i rapportini su fogli di carta, risparmiando tempo e riducendo gli errori di trascrizione.
Le App consentono di avere accesso alle informazioni di clienti, impianti, commesse e prodotti sempre e ovunque, migliorando la precisione e l’efficienza del lavoro svolto. La possibilità di far firmare e inviare i rapportini via mail direttamente dallo smartphone riduce i tempi di consegna e migliora la comunicazione con i clienti.
Infine, l’utilizzo di un software cloud come Syncrogest consente al caposquadra di monitorare il lavoro svolto in tempo reale, semplificando la gestione e l’organizzazione del lavoro.
Ecco 10 motivi per cui fare i rapportini di lavoro via App è molto meglio che farli su carta.
1) Riduzione degli errori di trascrizione grazie all’automazione dei processi
Compilare i rapportini di lavoro sulla carta richiede una serie di azioni manuali che possono comportare errori di trascrizione. Quando si utilizza una mobile App come Syncrogest, invece, i dati vengono inseriti in modo automatico e integrati nel sistema.
Grazie all’automazione dei processi, gran parte degli errori dovuti a imprecisioni umane vengono eliminati, rendendo il processo più affidabile e preciso.
2) Maggiore velocità nella compilazione dei rapportini di lavoro
Utilizzando una mobile App come Syncrogest, il tempo richiesto per compilare i rapportini di lavoro viene notevolmente ridotto. Ciò avviene principalmente per due motivi.
Il primo motivo è che una mobile App per rapportini semplifica la compilazione dei report grazie all’archivio dei dati in cloud. Una volta che i dati di clienti, impianti, commesse e prodotti sono stati inseriti nel software cloud, questi sono disponibili per l’operatore nella App.
In questo modo, l’operatore non deve inserire manualmente tutte le informazioni relative al cliente e alla commessa, ma può accedere alle informazioni già presenti nel software cloud. Questo processo riduce notevolmente il tempo richiesto per la compilazione dei rapportini di lavoro.
Il secondo motivo risiede nel fatto che l’App per rapportini di lavoro è user-friendly. Cioè è pensata per facilitare il lavoro degli addetti con una interfaccia facile da usare. Questo rende la compilazione del rapportino di lavoro molto più veloce rispetto alla scrittura su carta.
3) Accesso immediato alle informazioni sui clienti, impianti, commesse
Con Syncrogest, i dati vengono inseriti direttamente nel cloud aziendale tramite la piattaforma web e le App. Tutti i dati, in base ai diversi livelli di permessi sugli utenti, sono immediatamente disponibili e integrati nel sistema.
Ciò significa che i capisquadra possono monitorare il lavoro svolto in tempo reale, garantendo una maggiore efficienza nell’organizzazione e nella gestione dei lavori.
La disponibilità immediata dei dati consente di velocizzare il processo di fatturazione, migliorando la produttività e riducendo i tempi di attesa per i clienti.
4) Possibilità di far firmare e inviare i rapportini di lavoro al cliente da App
Avere l’agenda dei lavori e relativi rapportini in App con la possibilità di far firmare il cliente sul posto e inviare immediatamente una copia pdf via mail comporta numerosi vantaggi, sia per l’azienda che per i clienti.
Dal punto di vista dei clienti ricevere subito il rapportino via mail migliora l’esperienza e aumenta la soddisfazione del cliente, offrendo un servizio rapido, efficiente e professionale.
L’azienda offre una maggiore trasparenza al cliente, che avrà accesso a una copia del rapportino di lavoro, dove saranno indicate tutte le attività svolte, gli eventuali problemi riscontrati e le azioni intraprese. In questo modo, il cliente può verificare l’operato dell’azienda e valutare la qualità del servizio offerto.
5) Riduzione dei costi di stampa e conservazione dei rapportini cartacei
Generare i rapportini di lavoro da App e salvarli in cloud riduce i costi di stampa e conservazione dei rapportini cartacei perché consente di eliminare la necessità di stampare copie cartacee, risparmiando sulla carta, sull’inchiostro e sull’energia elettrica necessaria per le stampanti.
Inoltre, l’eliminazione della carta consente di ridurre anche i costi di archiviazione e conservazione dei rapportini, poiché non è più necessario disporre di grandi spazi per conservare i documenti cartacei.
Il cloud, infatti, permette di archiviare i rapportini in formato digitale, garantendo una maggiore sicurezza e protezione dei dati. In questo modo, l’azienda può risparmiare sui costi di stampa e conservazione, migliorando la sostenibilità e l’efficienza del proprio lavoro.
6) Maggiore sicurezza nella conservazione dei dati in cloud
Salvare i rapportini in cloud dà maggiore sicurezza nella conservazione dei dati rispetto a farli su carta e archiviare faldoni di carta in azienda perché l’infrastruttura cloud è gestita da un team tecnico dedicato.
- In primo luogo, i dati sono crittografati e protetti da password, impedendo l’accesso non autorizzato.
- Secondo, i servizi di cloud storage utilizzano soluzioni di backup e disaster recovery per garantire la ripristinabilità dei dati in caso di perdita o danni causati da eventi imprevisti come incendi o allagamenti.
- In fine, il cloud storage consente di avere una visione completa e centralizzata dei dati, consentendo di recuperare rapidamente le informazioni necessarie senza dover cercare tra faldoni di carta.
7) Possibilità di monitorare il lavoro svolto in tempo reale
Un’azienda che fa inserire i rapportini di lavoro da App ai propri collaboratori con ore lavorate, dettagli sul lavoro svolto, km percorsi, mezzi, spese di trasferta, materiali impiegati, fotografie del lavoro, ecc., ha il grande vantaggio di poter monitorare il lavoro svolto in tempo reale e raccogliere dati importanti ai fini del controllo e della fatturazione ai clienti dei lavori fatti e conclusi.
Grazie alla sincronizzazione in tempo reale dei dati, l’azienda può accedere subito ai rapportini di lavoro dei propri collaboratori e avere un’idea precisa del lavoro svolto, delle spese sostenute e dei tempi impiegati per ciascun intervento.
Ciò consente all’azienda di avere una visione completa e dettagliata delle attività svolte dai propri collaboratori, facilitando il controllo e la gestione del personale, nonché la fatturazione ai clienti per i lavori effettuati.
8) Semplificazione del processo di fatturazione grazie alla disponibilità immediata dei dati
Compilare i rapportini di lavoro da App con le ore di manodopera, i materiali impiegati e le spese accessorie semplifica notevolmente la creazione delle fatture dei lavori svolti dai propri collaboratori.
Grazie al cloud, l’amministrazione ha a disposizione tutti i dati necessari per creare la fattura in modo preciso e dettagliato. I dati presenti nei rapportini di lavoro sono già stati verificati e approvati dal responsabile del lavoro svolto, eliminando la necessità di una verifica aggiuntiva dei dati raccolti.
In sintesi, utilizzare un’app per la compilazione dei rapportini di lavoro elimina la necessità di controllare e registrare manualmente i dati raccolti su carta, accelerando il processo di fatturazione.
9) Migliore comunicazione con tra collaboratori
L’App per i rapportini di lavoro favorisce la comunicazione tra colleghi in quanto consente di utilizzare una chat interna dedicata ad ogni lavoro e di caricare allegati di vario tipo, tra cui fotografie, sempre con riferimento al lavoro di cui fanno parte.
Questo sistema organizza e centralizza i dati relativi ad ogni singolo lavoro, evitando di avere dati disordinati e difficili da reperire. Inoltre, la chat interna dedicata al lavoro permette di avere una comunicazione tra i membri del team più diretta e precisa rispetto alle email o ai gruppi di Whatsapp. Questi ultimi, infatti, sono gratuiti e molto usati ma rendono difficile risalire al lavoro cui si riferiscono i vari messaggi e immagini condivisi.
Un’App per rapportini di lavoro – come Syncrogest – migliora la comunicazione tra i collaboratori e garantisce una maggior chiarezza nell’organizzazione del lavoro e nella gestione della reportistica.
10) Riduzione degli impatti ambientali legati all’utilizzo della carta
Fare i rapportini di lavoro tramite un’app e salvare i dati in un software cloud rappresenta un grande vantaggio anche dal punto di vista ambientale. Infatti, l’uso di carta per la compilazione di rapportini di lavoro, richiede non solo l’impressione del documento, ma anche l’archiviazione in spazi dedicati.
La riduzione dell’uso della carta, come previsto dall’utilizzo di un’app per la compilazione dei rapportini di lavoro, riduce il consumo di risorse naturali come gli alberi, nonché l’inquinamento causato dalla produzione di carta. Aggiungiamo anche che la conservazione digitale dei dati evita la necessità di archiviare voluminosi registri cartacei. Si ottiene così un conseguente risparmio di spazio e una minore necessità di energia per mantenere i documenti cartacei in sicurezza.
In conclusione, fare rapportini di lavoro tramite un’app e salvarli in un software cloud rappresenta una scelta ecologica e sostenibile.