Ci avviciniamo al termine del 2015 e ormai discutiamo in continuazione di digitale, cloud, virtual storage perché anche solo parlarne ci fa sentire più moderni e al passo con i tempi.
Tuttavia quando lavoriamo e ci relazioniamo con aziende, liberi professionisti, lavoratori autonomi ed enti pubblici, ci troviamo ancora a dover gestire tanta, tantissima carta.
“Il lupo perde il pelo, ma non il vizio” anche se il vizio gli costa caro.
Gestire documenti e archivi cartacei al giorno d’oggi ha costi quasi proibitivi per una piccola azienda. Basta pensare allo spazio necessario per l’archiviazione, ai costi di manutenzione degli archivi e delle stampanti, al tempo perso per cercare informazioni reperibili solo da supporti cartacei e … la lista potrebbe continuare all’infinito.
Fermiamoci qui e ricordiamoci le 5 regole per eliminare la carta in azienda.
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Non consegnare documenti a mano, tutto via mail
Quando il vicino di scrivania ci chiede la copia di un documento, la tentazione di stamparlo e consegnarlo direttamente di mano in mano si fa sentire. Ricordiamoci che inviare tutto via mail è più semplice e veloce. Una mail si ritrova sempre, i fogli di carta spesso spariscono misteriosamente.
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Non usare le stampanti, stampa in pdf
Se pensiamo allo spreco di carta, abbandoniamo subito l’idea della stampante. Facciamo nostra quella frase che sta tanto bene in fondo alle mail “Pensa all’ambiente prima di stampare”.
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Non usare fogli per appunti, prova le app
Block notes, post-it e foglietti vari sono ormai superati. Il web ci mette a disposizione un’infinità di app e strumenti gratuiti per condividere i documenti in formato elettronico, coordinare il lavoro di gruppo e mandare messaggini vari di lavoro e non!
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Non usare armadi e archivi, tutto in cloud
Quante volte ci capita di dover consultare proprio quella pratica o quel preventivo, ma siamo fuori ufficio e non sappiamo come fare? Tenere un archivio ben organizzato in cloud è la soluzione ideale perché ci consente di raggiungere i dati da qualsiasi dispositivo (anche mobile) collegato ad Internet.
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Non usare rapportini/fatture cartacee, adotta un gestionale online
Facciamoci aiutare da un gestionale online per avere un contenitore unico ed organizzare le attività, la fatturazione, i preventivi, i prodotti e in genere tutto ciò che serve in azienda.
Inserire i dati in un gestionale online è un piccolo sforzo iniziale che ci consente di averli poi sempre a portata di mano (anche fuori sede) e di generare i documenti aziendali in formato elettronico, ma soprattutto non dovremo più gestire rapportini di lavoro e fatture volanti con grande risparmio di carta, tempo e soldi.