Il telefono squillla in continuazione, il numero di email in entrata aumenta velocemente, i tuoi colleghi ti chiedono supporto e tu, alla fine del mese, vorresti fare il punto della situazione e fatturare in tranquillità?

Non è un desiderio, ma un bisogno che la tecnologia mobile è in grado di soddisfare: una app per la gestione del lavoro ti consente di inserire i dati velocemente, muoverti in libertà e tenere traccia di tutte le attività svolte. Non dovrai più correre in ufficio ad orari improbabili, né fare continui backup di dati perché il tuo gestionale sarà sincronizzato in cloud e accessibile dove e come vuoi.
Sono tantissime le applicazioni che possono aiutarti nella gestione del tuo lavoro. Così come tante e diverse sono le attività lavorative che si possono svolgere. Alcune applicazioni ti consentono di fare poche semplici azioni; altre invece cercano di aiutarti a gestire processi di lavoro più complessi e articolati.
L’importante è riuscire a scegliere l’applicazione più adeguata alle tue esigenze.

Cerca e trova la app gestionale più adatta a te! Condividi il Tweet

Non esiste una app gestionale in assoluto migliore delle altre, ma puoi trovare la app gestionale più adatta a te!
Vediamo come fare una veloce analisi delle necessità per scegliere la app giusta per te.

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Cinque domande chiave da porsi prima di gestire il lavoro con una app.

1 – Qual’è il tuo flusso di lavoro quotidiano?

Pensa alla tua attività giornaliera e cerca di semplificarla al massimo. Immagina di doverla spiegare ad un giovane neo-assunto che si avvicina per la prima volta al mondo del lavoro.
Prova a schematizzarla o disegnarla su una linea temporale che va dall’inizio alla fine della tua giornata lavorativa tipo. Se le tue giornate sono sempre diverse l’una dall’altra, certamente sei una persona molto dinamica ed organizzata dunque sarà facile per te compilare in fretta una lista delle tue attività e passare alla domanda 2.

2 – Quali sono le attività che si ripetono nel tuo lavoro?

Guarda lo schema del tuo flusso di lavoro (oppure la tua lista) e identifica le attività che si ripetono più spesso. Quante e quali sono? Raggruppa le attività in base alle somiglianze e cerca di ridurre al minimo i gruppi. Se riesci ad individuare al massimo 5 gruppi di attività molto simili tra loro sei a buon punto!

3 – Quali sono le informazioni necessarie allo svolgimento del tuo lavoro?

Prendi in mano i gruppi di attività che hai individuato e per ciascuno fai una breve lista delle informazioni essenziali per svolgere quelle attività. Sicuramente ti accorgerai che gran parte delle informazioni sono necessarie per quasi tutte le attività che vengono svolte da te o dai tuoi collaboratori. Ci siamo! Queste sono le informazioni che la tua app di lavoro deve essere in grado di gestire: ciò significa che dovrai inserire queste informazioni una volta sola, poi le avrai sempre a tua disposizione e potrai facilmente richiamarle per ri-utilizzarle in tutte le attività che fai.

4 – Vuoi condividere con altri le informazioni sulla tua attività?

Per semplificare il lavoro, la tua app deve anche facilitare la collaborazione e lo scambio di informazioni con i tuoi colleghi. Se la tua necessità è quella di poter condividere dati e coordinare attività comuni a più persone, sei sulla buona strada perché la scelta di adottare un gestionale cloud con applicazioni mobile è proprio quella che devi seguire. Ciascun tuo collaboratore potrà scaricare l’applicazione sul suo smartphone preferito e lo utilizzerà per restare in collegamento con te, per tracciare le attività e tenersi aggiornato su cosa succede in azienda. Ovviamente è molto importante che tu decida in anticipo quali sono le informazioni che vuoi condividere e quali funzionalità vuoi dare ai tuoi collaboratori. Queste risposte ti aiuteranno a scegliere la tua app gestionale.

5 – Quanto tempo e denaro vuoi investire nell’uso?

Se hai risposto alle prime quattro domande, è ora giunto il momento di investire sull’adozione di una app gestionale per la tua azienda. Sai già quello che vuoi e hai già selezionato alcune applicazioni scaricate da Google Play e Apple Store che potrebbero fare al caso tuo. Qual’è quella giusta? Prima di prendere la decisione finale stabilisci quanto tempo e quante risorse vuoi dedicare all’uso dell’app. Normalmente le app che ti consentono di gestire più attività e più collaboratori avranno un costo più elevato rispetto a quelle che ti facilitano un singolo compito; ma nel tempo ti faranno risparmiare di più fino a farti recuperare quasi tutto l’investimento iniziale.
Prenditi un po’ di tempo, raccogli tutte le specifiche e fai la tua valutazione sul rapporto costi/benefici che la app ti potrebbe portare.
Il web e gli app store ti consentono di prendere in considerazione e paragonare diverse app; ma potresti anche non trovare esattamente quello che volevi.
In questo caso, scegli comunque la app che si avvicina di più ai tuoi desideri e non desistere. Segnala al supporto tecnico della app quello che ti serve: se quella funzionalità torna utile anche ad altre persone potrebbe diventare realtà!