Ci hanno chiesto di descrivere come deve essere secondo noi un moderno software gestionale per piccole/medie aziende che operano nell’assistenza tecnica e che vogliono dotarsi di un agile strumento di lavoro e di controllo.
La nostra risposta è in realtà una domanda: professionisti, grandi aziende e multinazionali stanno adottando pratiche e strumenti per il lavoro mobile; ma perchè non pensare ad uno strumento di smart working anche per i tecnici, gli artigiani, gli installatori e gli impiantisti?
Questi – più di tutti – fanno un lavoro dinamico, affrontano richieste di assistenza urgentissime, rispondono a telefonate di clienti ansiosi, corrono da un indirizzo all’altro per risolvere emergenze, chiudono centinaia di ticket, pianificano interventi che poi dovranno svolgere con professionalità e spirito di servizio. Sempre sul pezzo finché il problema non è risolto.
Ma tutto questo lavoro viene sempre ripagato? Tutte le ore vengono conteggiate? I clienti pagano tutta l’assistenza di cui usufruiscono?
Mah…non sempre.
Il compito di un software gestionale è riuscire a gestire bene tutte le richieste dei clienti, evaderle, emettere fatture e incassare. Poche semplici funzioni che consentono alle PMI e ai loro tecnici di lavorare bene, in maniera coordinata, e farsi pagare il giusto.
Se vi occupate di assistenza tecnica, di manutenzione o di installazione prendete in considerazione questi sei aspetti fondamentali per valutare il software gestionale che vi aiuterà a gestire in modo smart il vostro lavoro.
Lo smart working è per tutti!
1 – Accessibilità via web sempre e dovunque
I moderni software devono essere accessibili via web: l’utente può operare anche lontano dall’ufficio, quando è in trasferta e persino quando è in vacanza. Il web ha enormi potenzialità perché consente di lavorare a distanza con velocità e risultati di performance un tempo inimmaginabili.
2 – Usabilità ai massimi livelli
Il software deve essere facile ed intuitivo per il pubblico al quale si rivolge. L’accesso può essere personalizzato per mostrare solo i dati e le funzioni che servono al profilo utente. L’utente deve avere la possibilità di fare ricerche (anche con campi liberi) e di filtrare agevolmente i dati per trovare ciò di cui ha bisogno in pochi secondi.
3 – Disponibilità App per Mobile
Le applicazioni mobile non possono mancare. Sono un elemento fondamentale per consentire il lavoro in mobilità e un’esperienza utente ancora più semplice ed immediata rispetto alla versione web. Un software che guarda al futuro e che vuole crescere insieme ai suoi utenti deve dotarsi di applicazioni per smarphone ed essere tablet ready.
4 – Sviluppo funzionalità richieste dalla base utenti
Gli esperti del software non sono coloro che l’hanno creato, bensì coloro che lo testano nel lavoro di tutti i giorni. Un gestionale è valido quando è apprezzato da chi lo usa! Ascoltare i suggerimenti degli utenti e capire le loro reali necessità è la chiave del successo: il software deve crescere nel tempo offrendo sempre qualcosa in più.
5 – Archiviazione documenti in cloud
Un software gestionale deve avere tra i suoi obiettivi quello di eliminare la carta. I documenti, salvati in cloud e organizzati in un archivio online protetto, sono accessibili a diverse persone all’interno dell’organizzazione. Modificare, visualizzare e condividere le informazioni – senza stampare – fa certamente la differenza (anche in termini di risparmio!).
6 – Condivisione del lavoro con più collaboratori
Professionisti, tecnici e operatori delle PMI si trovano sempre più spesso a gestire attività complesse che coinvolgono tante figure professionali con competenze specifiche. Hanno bisogno di un software che possa gestire il lavoro di squadra: pianificare le attività, assegnarle a chi le deve svolgere e rendicontarle una volta concluse. In questo modo tutti sono costantemente informati sull’andamento aziendale e i responsabili sono in grado di monitorare le performance e controllare costi e ricavi.