Da che mondo è mondo, l’assistenza tecnica prevede che ad ogni intervento faccia seguito un report cartaceo firmato dal cliente e consegnato manualmente all’amministrazione per la rendicontazione. Giornate intere dedicate alla gestione di una miriade di rapportini e bolle di lavoro su carta, tempo che con un software per l’assistenza tecnica potrebbe ridursi a poche ore e tu potresti dedicarti ad altre attività più importanti per lo sviluppo della tua azienda.
Il tempo, però, non è l’unico vantaggio che puoi avere da un gestionale per l’assistenza tecnica. Ecco gli altri:
1) Con un software per assistenza i report sono chiari e dettagliati
Chi ogni giorno esce dall’ufficio per interventi di assistenza nella sede dei clienti si trova costretto a redigere report scritti a mano e in contesti disparati: dall’elettricista che dettaglia l’intervento in piedi davanti al contatore, al tecnico dei pc che lo fa sulla scrivania del cliente stando attento a non confondere i suoi documenti con quelli sparpagliati per la stanza, al tecnico della lavatrice che il più delle volte è seduto sul pavimento di una lavanderia. Va da sé che i report scritti in queste condizioni a volte risultano poco leggibili, la grafia è incerta, le righe si confondono. Scrivendo i report direttamente sul proprio smartphone tramite una App come quella offerta da Syncrogest, invece, si ottengono report chiari e completi, e si riduce al minimo l’incomprensione tra chi lo ha scritto e chi dovrà archiviarlo.
2) Non si perdono i “rapportini”, leggi anche “ore di lavoro da fatturare”
Una volta concluso l’intervento, il cliente firma il report e l’addetto si dirige verso il prossimo utente bisognoso d’aiuto. A fine giornata, però, chi si occupa di assistenza tecnica si ritrova con decine e decine di fogli che riassumono tutte le sue ore lavorative e i prodotti impiegati. Questi rapportini di lavoro finiscono impilati su di una scrivania in attesa che l’amministrazione li metta in ordine e faccia il data entry in uno o più gestionali. In questo flusso di scartoffie, il rischio che qualche rapportino di intervento venga perso è dietro l’angolo. Con un software per assistenza tecnica, invece, tutto resta nel cloud e nessun intervento passa inosservato.
3) Anche il cliente non perde i rapportini di intervento
Il vantaggio di avere un rapportino in pdf e non su carta vale anche per il cliente! Quanti privati sono di fretta durante l’intervento e appena il tecnico se ne va appoggiano il rapportino da qualche parte, corrono al lavoro, e poi si scordano di dove è finita la bolla di lavoro? Con il gestionale Syncrogest per l’assistenza tecnica questo problema svanisce, perché dopo aver firmato il documento in forma digitale, il rapportino di lavoro viene inviato alla casella di posta elettronica del cliente che potrà rileggerla e archiviarla con calma.
4) Tutti i documenti sono in ordine
Oltre che evitare la perdita dei report, un software come Syncrogest organizza tutti i documenti in ordine cronologico e crea un archivio automatico diviso per cliente e per tipo di intervento. Questo velocizza il flusso di lavoro dell’intera azienda, non solo dei tecnici addetti all’intervento. L’amministrazione avrà tutto sotto controllo, potrà rendicontare più facilmente il lavoro fatto dai singoli addetti e velocizzare l’emissione delle fatture, mentre il magazzino saprà subito quale merce è stata utilizzata durante le manutenzioni e potrà provvedere al riassortimento.
5) Fai valutazioni più dettagliate
L’archivio di un gestionale per assistenza tecnica ti permette di trovare più velocemente lo storico degli interventi giù fatti, ma anche di creare piani aziendali per il futuro della tua attività. Grazie al database che si viene a formare all’interno di Syncrogest, il reparto commerciale avrà a disposizione l’intera anagrafica clienti, il tipo degli interventi richiesti, la loro frequenza, e potrà così pianificare promozioni ed offerte mirate sia per fidelizzare i vecchi clienti sia per trovarne di nuovi.
6) Programmi le manutenzioni ordinarie
Con un software per l’assistenza tecnica puoi anche programmare gli interventi futuri, così da essere tu a ricordare al cliente quando bisogna provvedere ad una manutenzione ordinaria del suo condizionatore, della sua caldaia o dei suoi dispositivi. Questo servizio aggiuntivo di remind aumenta la fiducia nei tuoi confronti, fa percepire il tuo brand come sinonimo di precisione e affidabilità, e sul lungo periodo ti fa guadagnare più clienti!
7) La tua azienda diventa eco-friendly
Supponiamo che la tua azienda abbia 4 collaboratori e ognuno di loro effettui 10 interventi al giorno. Sono 40 rapportini di intervento al giorno, 200 a settimana, circa 800 al mese, 9600 all’anno, per non contare gli interventi straordinari, tutti da stampare come minimo in triplice copia, una per l’amministrazione, una per il magazzino e una per il cliente. A farla breve, per i rapportini la tua azienda sperpera circa 30.000 fogli all’anno. Se consideri che con un albero si producono circa 80.000 fogli, usare un software per l’assistenza tecnica ti permette di salvare un albero in meno di tre anni. Vista la situazione ambientale di oggi, a noi sembra tutt’altro che poco!